LA CORRESPONDENCIA
Definición
Es un medio de comunicación usado por el hombre desde hace muchos años para comunicarse entre dos
personas o individuos que están a larga distancia o cerca con un motivo muy variado. A lo largo del tiempo se ha perfeccionado sus normas y estilos, hasta llegar a nuestros días que existe el e-mail, que es la forma más rápida de enviar y asegurarse que la información llegue al destinatario.
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Estilos de correspondencia
Existen tres estilos de correspondencia: Estilo semi-bloque, bloque o bloque extremo.
La forma tradicional de escribir cartas es en estilo semi-bloque, se caracteriza porque el saludo y texto van marginados a la izquierda, es decir, con párrafos sangrados (5 espacios = tabulación) al inicio de cada uno de ellos y se utiliza para correspondencia de carácter oficial.
El estilo bloque se caracteriza porque el saludo y el texto de la carta van marginados a la izquierda, sin sangría o tabulación. Puede utilizarse en correspondencia oficial, comercial o privada.
Estilo bloque extremo, se utiliza para correspondencia comercial o privada y se caracteriza porque todas sus partes se colocan al margen izquierdo desde la referencia hasta las iniciales.
Clasificación de la correspondencia
La correspondencia presenta una variedad de formas con características propias; por tanto, dados su importancia, es necesario realizar una clasificación que permita conocer la finalidad de cada uno.
Por el destino: Públicas y Privadas
· Publicas: contienen información general a través de medios de comunicación (prensa, radio, TV, Carteleras, pancartas.)
· Primera clase: es toda correspondencia de carácter actual y personal su contenido es solo de información: cartas, tarjetas, postales, documentos de negocios, periódicos, etc.
· Segunda clase: Es toda correspondencia relacionada con bultos, muestras, paquetes, cuya tramitación se realiza también por correo.
Por su tramitación: Postal y Telegráfica
· Ordinaria: Es la que sigue curso normal a través del correo
· Certificada: Cuando el remitente paga una tarifa doble y exige un recibo para su entrega a su destinatario
· Telegráfica: Es cuando la correspondencia se tramita ante las oficinas del telégrafo.
Por su puntuación: Abiertas, Cerradas y Mixtas.
· Abiertas: No llevan signo de puntuación en la fecha, dirección, firma, antefirma, excepto en las abreviaturas.
· Mixtas: Son las que combinan las Abiertas y Cerradas.
Por su extensión: Largas medianas y cortas
· Largas: Cuando contienen mas de doscientas palabras.
· Medianas: Cuando contienen doscientas palabras.
· Cortas: Cuando contienen cien palabras.
Importancia de la correspondencia:
Es un
importante instrumento de comunicación escrita, es la parte intermedia entre
las relaciones cliente proveedor y el lazo que une la mayor parte de
transacciones comerciales.
De ella
depende el desarrollo de las operaciones comerciales; el éxito de un negocio, una venta, por su eficiencia y rapidez han a que las empresas aumenten
el volumen de sus ventas.
TÉCNICAS PARA EL MANEJO DE DOCUMENTOS Y CORRESPONDENCIAS
El proceso de decepcionar ordenar, clasificar y
conservar adecuadamente los documentos en un lugar determinado a fin de
localizarlos fácil y rápidamente y protegerlos de perdidas y deterioros. etc.
Los documentos son colocados en un mismo orden
debidamente clasificado. Toda la correspondencia .Papeles y otros documentos
relacionados con el individuo o firma y a la vez facilita su localización y
manejo.
Es un sistema que nos va a permitir clasificar
y buscar rápidamente los documentos. Con las técnicas de manejo de los
documentos y correspondencias se podrá mejor la labor secretarial en el manejo
de técnicas inherentes a su cargo Conjunto de documentos Agrupación de
información el manejo de documentos es una actividad compleja e importante que
esta presente en la mayoría de las actividades diarias de las personas. El
Misión del Grupo de Correspondencia es de atender las necesidades de nuestros
usuarios en materia de mensajería a través de un manejo confiable de los
documentos y una atención amable y solícita en todo momento, sirviendo de apoyo
en la administración, investigación y desarrollo de la Universidad o etc.
Documento
de oficina
Debe tenerse en cuenta que no todos los documentos
existentes en nuestras oficinas o dependencias forman parte, necesariamente,
del archivo institucional. Por ejemplo: las normas legales, boletines
oficiales, diarios, publicaciones periódicas, etc., si bien son documentos, NO
HAN SIDO PRODUCIDOS POR LA INSTITUCIÓN, por lo que no es documentación original
y permanecen allí a efectos exclusivamente de apoyo informativo, por lo que se
conservarán sólo mientras nos sean útiles. Estos documentos deben separarse de
nuestro archivo.
Importancia
En realidad es indiscutible la importancia de
crear, gestionar y administrar documentos estructurados en cualquier
organización, más aún cuando ello redunda a la hora de recuperarlos, pues se
garantiza su acceso a los mismos y por ende a la información que contienen, en
otras palabras, el mayor beneficiado es el Usuario en tanto satisface su necesidad
de información de manera eficaz.
Elaboración de los Documentos de Oficina
Es un sistema que nos va a permitir clasificar
y buscar rápidamente los documentos. Con las técnicas de manejo de los
documentos y correspondencias se podrá mejor la labor secretarial en el manejo
de técnicas inherentes a su cargo Conjunto de documentos Agrupación de
información el manejo de documentos es una actividad compleja e importante que
esta presente en la mayoría de las actividades diarias de las personas. El
Misión del Grupo de Correspondencia es de atender las necesidades de nuestros
usuarios en materia de mensajería a través de un manejo confiable de los
documentos y una atención amable y solícita en todo momento, sirviendo de apoyo
en la administración, investigación y desarrollo de la Universidad o etc.
Documento de oficina
Debe tenerse en cuenta que no todos los documentos
existentes en nuestras oficinas o dependencias forman parte, necesariamente,
del archivo institucional. Por ejemplo: las normas legales, boletines
oficiales, diarios, publicaciones periódicas, etc., si bien son documentos, NO
HAN SIDO PRODUCIDOS POR LA INSTITUCIÓN, por lo que no es documentación original
y permanecen allí a efectos exclusivamente de apoyo informativo, por lo que se
conservarán sólo mientras nos sean útiles. Estos documentos deben separarse de
nuestro archivo.
Importancia
En realidad es indiscutible la importancia de
crear, gestionar y administrar documentos estructurados en cualquier
organización, más aún cuando ello redunda a la hora de recuperarlos, pues se
garantiza su acceso a los mismos y por ende a la información que contienen, en
otras palabras, el mayor beneficiado es el Usuario en tanto satisface su necesidad
de información de manera eficaz.
A la luz de lo anterior, a nivel organizacional se
debe crear, promover y quizás implantar el manejo de documentos estructurados
dado que ello facilitaría la utilización de interfaces o aplicativos de software
para su gestión así como su navegación o búsqueda, pues no se limitaría a
realizarla sobre el contenido sino también sobre la misma estructura.
Adicionalmente, la estructura proporciona
elementos claramente identificables que se podrían procesar, reconocer,
extraer, etc. generando índices y metadatos, minimizando el tiempo de
recuperación de los mismos. De allí también la relevancia de la aplicación y
uso de lenguajes de marcado adecuados. Así por ejemplo, si una entidad tiene
sus documentos estructurados, podría realizar cualquier cambio que afecte a
todos sin necesidad de ir a cada documento y modificarlo
independientemente.
Elaboración de los Documentos de Oficina
Carta comercial
La carta comercial sirve
como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa
con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o
confidencial.
La actividad comercial es muy variada, por ello
existen varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes son: de compraventa,
de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad.
A diferencia de cartas personales, las cartas
comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir
siempre mecanografiadas.
Estructura
Una
carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la
carta y el cierre.
El encabezamiento
El encabezamiento abarca la parte
superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del
destinatario, y saludo. En general se indica también el asunto de la carta,
para que el destinatario sepa directamente de qué se trata.
El cuerpo
El cuerpo de la carta es la parte más
importante. Se compone de tres partes: una introducción, un núcleo y una
conclusión.
• En la introducción se suele referir a
correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para
el escrito.
• En el núcleo se desarrolla la idea principal
de la carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre
todo cuando se trate de una reclamación.
• Se termina con una conclusión que sirve de
resumen de la carta y/o de estímulo.
El cierre
El cierre de la carta constituye el final de la
misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo.
En caso de anexos se indica el número de éstos.
Además es posible añadir posdata o indicar si se envían copias a otras
personas.
En la carta, todos los elementos empiezan a la
izquierda de la página. Este "estilo bloque" es la manera general de
componer una carta.
Dado los objetivos de cartas comerciales, se
suele tratar al destinatario con cortesía. Los tratamientos de respeto para el
saludo son ‘distinguido(s) señor(es)’ o ‘distinguida(s) señora(s)’. Otra forma
un poco más personal es ‘Estimado señor’ y las variedades correspondientes. En
el cuerpo de la carta el autor se dirige al destinatario siempre con ‘usted’ o
‘ustedes’.
Para indicar si se envían fotocopias a otras
personas se usa la expresión ‘C.c.’ seguido por el nombre del otro
destinatario.
Si la carta es firmada en nombre del remitente,
la firma va precedida por la abreviación ‘P.O.’ (por orden) o ‘P.A.’ (por
autorización), indicando que la persona que firma la carta tiene la
autorización de la persona responsable.
Puntos a tener en cuenta al
redactar una carta con motivos comerciales.
Características vitales
· Claridad:
texto de fácil comprensión, no confusa, planificar una carta
Características complementarias
· Corrección:
evitar errores, impresión desigual de letras, márgenes desiguales, carta
descentrada, borrones, división incorrecta de palabras
P.L.A.N
Son los cuatro puntos más importantes a tener en cuenta cuando redactamos una
carta.
¿Que significa P.L.A.N?
Presentación
Sin antecedentes: es cuando no se ha habido un
contacto previo con el destinatario de la carta. Debemos decir ante todo
quienes somos, a que nos dedicamos o quien nos recomienda. Podría comenzar así:
“Somos fabricantes de…”, “Deseo presentarme a solicitar…”.
Con antecedentes: es cuando ya se ha hecho un
contacto previo con el destinatario, en este caso es mucho más fácil empezar la
redacción de la carta haciendo referencia a dicho acontecimiento. Podría
comenzar así: “En respuesta a su carta…”, “Deseo comunicarle…”.
Lazo de interés
Son imprescindibles en el caso de las cartas de
oferta o venta, promoción, convencimiento, etc. A estas cartas se le llama
“vendedoras”.
Es una frase que llama la atención del lector.
Podría comenzar así: “El ahorro es la base de la
fortuna”, “Usted puede ser uno de los afortunados obteniendo…”.
Argumentación
Es la parte sustancial de la carta, el mensaje
que deseamos transmitir. Se exponen las razones, las explicaciones, las
descripciones.
Debe ser breve y clara o de lo contrario se
logra un efecto contrario al que se busca.
Negociación final
Es el último párrafo y tiene tanta importancia
como el primero. Se debe llegar a una decisión, ya sea por parte nuestra, o
lograr que el otro se decida. Es la parte que va a dejar en el lector un
impulso positivo o negativo. Podría termina así: “Le agradezco su interés
por…”, “Espero una respuesta positiva por…”.
Después de esto no queda más que decir, excepto
despedirse.
Una Carta comercial tiene 3
partes que no tiene la familiar, membrete, destinatario, Nombre completo del
autor, además es escrita de manera formal.
1. Membrete: Es el nombre, dirección y demás señas de identificación de una empresa o entidad que va impreso en la parte superior del
papel y el sobre que se emplea para la correspondencia.
2. Localidad y Fecha: es aquella que indica el lugar
desde donde se escriben las cartas así como el día mes y año.
3. Destinatario: son los datos de identificación de la persona al cual va a ser enviada la carta
4. Asunto: es un mensaje breve y concreto el cual no debe ser más extenso de una línea y en el
que se debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada la carta.
5. Saludo: es una frase corta con mensaje de
cortesía que se incluye antes de escribir el texto de la carta.
6. Texto: es el conjunto de párrafos que explica
el asunto o motivo por el cual fue escrita la carta, se recomienda que los
párrafos sean cortos escritos con lenguaje claro, preciso, natural y espontáneo.
7. Despedida: son expresiones de afecto con lo
que se da por concluida la expresión del mensaje. La despedida debe guardar el
mismo tono de cortesía, tanto de saludo inicial y la relación entre el emisor y
receptor.
8. Antefirma: es aquella que se emplea cuando la
persona que remite la carta lo hace en nombre y representación de otra.
9. Firma: es aquella que contiene el nombre de
la persona que se responsabiliza por lo expresado en la carta.
10. Iniciales: es aquella que se refiere a las iniciales de las personas que han intervenido en el dictado y mecanografiado de la carta.
11. Anexos: esto se utiliza cuando a una carta
la acompaña uno o varios documentos adjuntos, estos deben mencionarse en una
nota de anexos.
Cuales son las extensiones
de la carta
Por su extensión:
Cuales son los estilos o formas de disposición de las
cartas
1. Estilo
Bloque Extremo: es el estilo más fácil y cómodo por cuanto todas las líneas
se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo
siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo se dejan dos espacios
verticales.
2. Estilo
Bloque: este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia
consiste en que la línea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de
firma se escriben comenzando desde el centro horizontal del papel.
3. Estilo
Semi-bloque: es el estilo más elegante y uno de los más usados en el
Comercio. Este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque y
se distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez
espacios.
4. Estilo
Sangrado: es un estilo que se diferencia del semi-bloque en los siguientes
aspectos: cada una de las líneas de la dirección, excepto la primera, lleva una
sangría de cinco espacios en relación con la anterior. De la misma manera se
hace con la despedida, la antefirma, las iniciales identificadoras y la firma.
Puntuación de una Carta
Comercial
· Abierta: no lleva· signos de puntuación en ninguna de sus
partes componentes.
MEMORANDO (Memorando = Cosa que debe tenerse en
memoria)
Es un documento de comunicación donde la autoridad
superior hace alguna advertencia, da órdenes y también rememora hechos que se
deben tener en cuenta.
El memorando es un documento de carácter interno, porque solamente se difunde
dentro de una institución o empresa.
Establece comunicación entre todos los trabajadores de una institución o
empresa, al margen de su nivel o jerarquía, por la aplicación de los principios
de simplificación administrativa y racionalización de recursos. Por ejemplo,
entre el gerente y su secretaria, y viceversa; entre el director de un colegio
y un profesor de aula, y viceversa o entre gerentes o jefes del mismo nivel.
Facultad para firmar memorandos
La tienen todos los servidores o miembros de una institución o empresa, sin
distinción alguna.
Partes del memorando
El memorando tiene las siguientes partes obligatorias:
El texto del memorando comprende dos secciones:
"Comunico a Ud. que esta jefatura ha visto por conveniente
disponer..."
IMPORTANTE: El texto del memorando no tiene "párrafo de
cierre"
Clases
Diferenciamos dos
clases de memorando: Simple y Múltiple
Memorando simple
Se utiliza para comunicar disposiciones;
remitir, pedir o transcribir documentos; dar a conocer la realización de
actividades o la ejecución de tareas y, en general, para informar asuntos
diversos de trabajo a un solo destinatario.
Características
Comparte las mismas características con el oficio simple,
pero con la diferencia que en el código lleva
la palabra "memorando" como nombre del documento.
Memorando múltiple
Se usa para hacer conocer disposiciones o
cualquier otra información, en forma simultanea, a varios destinatarios.
Características
Tiene las mismas características que posee el oficio
múltiple, con la diferencia que emplea "memorando múltiple" como
nombre del documento. En algunas entidades lo conocen como el nombre de
"memorando circular".
Asistente para Cartas y Memorando
El programa donde las personas hacen las cartas y los memorando es el programa Microsoft Word.
Elementos complementarios de la correspondencia
Sobres:
Es la cubierta de la carta y demás comunicaciones, cuya finalidad es protegerla de deterioro y
facilitar su transporte. Los sobres de la correspondencia comercial, han
de ser de la misma calidad del papel en que esta se escribe.
Clasificación de los sobres:
Por la forma:
Por el tamaño:
Por su confección:
Por el medio de
transporte:
Normas para redactar sobres:
La carta comercial sirve
como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa
con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o
confidencial.
La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad.
A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.
La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad.
A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.
Estructura
Una
carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la
carta y el cierre.
El encabezamiento
El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se indica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata.
El cuerpo
El cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de tres partes: una introducción, un núcleo y una conclusión.
• En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.
• En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación.
• Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.
El cierre
El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo.
En caso de anexos se indica el número de éstos. Además es posible añadir posdata o indicar si se envían copias a otras personas.
En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página. Este "estilo bloque" es la manera general de componer una carta.
Dado los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con cortesía. Los tratamientos de respeto para el saludo son ‘distinguido(s) señor(es)’ o ‘distinguida(s) señora(s)’. Otra forma un poco más personal es ‘Estimado señor’ y las variedades correspondientes. En el cuerpo de la carta el autor se dirige al destinatario siempre con ‘usted’ o ‘ustedes’.
Para indicar si se envían fotocopias a otras personas se usa la expresión ‘C.c.’ seguido por el nombre del otro destinatario.
Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la abreviación ‘P.O.’ (por orden) o ‘P.A.’ (por autorización), indicando que la persona que firma la carta tiene la autorización de la persona responsable.
El encabezamiento
El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se indica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata.
El cuerpo
El cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de tres partes: una introducción, un núcleo y una conclusión.
• En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.
• En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación.
• Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.
El cierre
El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo.
En caso de anexos se indica el número de éstos. Además es posible añadir posdata o indicar si se envían copias a otras personas.
En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página. Este "estilo bloque" es la manera general de componer una carta.
Dado los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con cortesía. Los tratamientos de respeto para el saludo son ‘distinguido(s) señor(es)’ o ‘distinguida(s) señora(s)’. Otra forma un poco más personal es ‘Estimado señor’ y las variedades correspondientes. En el cuerpo de la carta el autor se dirige al destinatario siempre con ‘usted’ o ‘ustedes’.
Para indicar si se envían fotocopias a otras personas se usa la expresión ‘C.c.’ seguido por el nombre del otro destinatario.
Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la abreviación ‘P.O.’ (por orden) o ‘P.A.’ (por autorización), indicando que la persona que firma la carta tiene la autorización de la persona responsable.
Puntos a tener en cuenta al redactar una carta con motivos comerciales.
Características vitales
· Claridad:
texto de fácil comprensión, no confusa, planificar una carta
· Integridad:
todas las ideas deben estar vinculadas e incluidas
· Brevedad:
numero de palabras para un mensaje claro
· Cortesía:
claridad, aspecto positivo, buena voluntad
Características complementarias
· Corrección:
evitar errores, impresión desigual de letras, márgenes desiguales, carta
descentrada, borrones, división incorrecta de palabras
· Cohesión:
vinculación
· Creación
de interés: existen incentivos que actúan e influyen positivamente en la
actitud del lector
· Modernismo:
simple, clara, moderna, breve
· Lenguaje
positivo: reacción favorable, empleo de “usted”, evitar reprochar,
ganar la voluntad por medio de palabras
P.L.A.N
Son los cuatro puntos más importantes a tener en cuenta cuando redactamos una carta.
¿Que significa P.L.A.N?
P.L.A.N
Son los cuatro puntos más importantes a tener en cuenta cuando redactamos una carta.
¿Que significa P.L.A.N?
· P: Presentación
· L: Lazo de interés
· A: Argumentación
· N: Negociación final
Presentación
Sin antecedentes: es cuando no se ha habido un contacto previo con el destinatario de la carta. Debemos decir ante todo quienes somos, a que nos dedicamos o quien nos recomienda. Podría comenzar así: “Somos fabricantes de…”, “Deseo presentarme a solicitar…”.
Con antecedentes: es cuando ya se ha hecho un contacto previo con el destinatario, en este caso es mucho más fácil empezar la redacción de la carta haciendo referencia a dicho acontecimiento. Podría comenzar así: “En respuesta a su carta…”, “Deseo comunicarle…”.
Lazo de interés
Son imprescindibles en el caso de las cartas de oferta o venta, promoción, convencimiento, etc. A estas cartas se le llama “vendedoras”.
Es una frase que llama la atención del lector.
Podría comenzar así: “El ahorro es la base de la fortuna”, “Usted puede ser uno de los afortunados obteniendo…”.
Argumentación
Es la parte sustancial de la carta, el mensaje que deseamos transmitir. Se exponen las razones, las explicaciones, las descripciones.
Debe ser breve y clara o de lo contrario se logra un efecto contrario al que se busca.
Es la parte sustancial de la carta, el mensaje que deseamos transmitir. Se exponen las razones, las explicaciones, las descripciones.
Debe ser breve y clara o de lo contrario se logra un efecto contrario al que se busca.
Negociación final
Es el último párrafo y tiene tanta importancia
como el primero. Se debe llegar a una decisión, ya sea por parte nuestra, o
lograr que el otro se decida. Es la parte que va a dejar en el lector un
impulso positivo o negativo. Podría termina así: “Le agradezco su interés
por…”, “Espero una respuesta positiva por…”. Después de esto no queda más que decir, excepto despedirse.
Partes de la Carta Comercial
1. Membrete: Es el nombre, dirección y demás señas de identificación de una empresa o entidad que va impreso en la parte superior del papel y el sobre que se emplea para la correspondencia.
2. Localidad y Fecha: es aquella que indica el lugar desde donde se escriben las cartas así como el día mes y año.
3. Destinatario: son los datos de identificación de la persona al cual va a ser enviada la carta
4. Asunto: es un mensaje breve y concreto el cual no debe ser más extenso de una línea y en el que se debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada la carta.
5. Saludo: es una frase corta con mensaje de cortesía que se incluye antes de escribir el texto de la carta.
6. Texto: es el conjunto de párrafos que explica el asunto o motivo por el cual fue escrita la carta, se recomienda que los párrafos sean cortos escritos con lenguaje claro, preciso, natural y espontáneo.
7. Despedida: son expresiones de afecto con lo que se da por concluida la expresión del mensaje. La despedida debe guardar el mismo tono de cortesía, tanto de saludo inicial y la relación entre el emisor y receptor.
8. Antefirma: es aquella que se emplea cuando la persona que remite la carta lo hace en nombre y representación de otra.
9. Firma: es aquella que contiene el nombre de la persona que se responsabiliza por lo expresado en la carta.
10. Iniciales: es aquella que se refiere a las iniciales de las personas que han intervenido en el dictado y mecanografiado de la carta.
11. Anexos: esto se utiliza cuando a una carta la acompaña uno o varios documentos adjuntos, estos deben mencionarse en una nota de anexos.
Cuales son las extensiones de la carta
Por su extensión:
1.
Cortas:
cuando su contenido se extiende hasta 100 palabras.
2.
Medianas:
cuando su contenido comprende desde de 100 hasta 200 palabras.
3.
Largas:
cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300 palabras son cartas de un
pliego. Más de 300 son cartas de varios pliegos.
Cuales son los estilos o formas de disposición de las cartas
1. Estilo Bloque Extremo: es el estilo más fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales.
2. Estilo Bloque: este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia consiste en que la línea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma se escriben comenzando desde el centro horizontal del papel.
3. Estilo Semi-bloque: es el estilo más elegante y uno de los más usados en el Comercio. Este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque y se distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios.
4. Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del semi-bloque en los siguientes aspectos: cada una de las líneas de la dirección, excepto la primera, lleva una sangría de cinco espacios en relación con la anterior. De la misma manera se hace con la despedida, la antefirma, las iniciales identificadoras y la firma.
Puntuación de una Carta Comercial
· Abierta: no lleva· signos de puntuación en ninguna de sus
partes componentes.
· Cerrada: lleva signos de· puntuación en cada una de sus
partes o componentes.
·
Mixta o corriente: combina los dos estilos.
MEMORANDO (Memorando = Cosa que debe tenerse en memoria)
Es un documento de comunicación donde la autoridad superior hace alguna advertencia, da órdenes y también rememora hechos que se deben tener en cuenta.
Es un documento
simplificado de uso muy difundido en los organismos dependientes del estado y
en las entidades del sector privado. Es flexible y práctico, breve y directo.
Se difunde en todos los niveles o escalones
de la administración.
Los documentos más
usados en la administración pública son el oficio y el memorando. Hay
instituciones que incluso han delimitado el área de difusión de estos
documentos: emplean el oficio para su comunicación externa y el memorando para
su comunicación interna. Lo mismo que muchas empresas, usan la carta para lo
primero, y el memorando, para lo segundo.
Área de Difusión
El memorando es un documento de carácter interno, porque solamente se difunde dentro de una institución o empresa.
Establece comunicación entre todos los trabajadores de una institución o empresa, al margen de su nivel o jerarquía, por la aplicación de los principios de simplificación administrativa y racionalización de recursos. Por ejemplo, entre el gerente y su secretaria, y viceversa; entre el director de un colegio y un profesor de aula, y viceversa o entre gerentes o jefes del mismo nivel.
El memorando es un documento de carácter interno, porque solamente se difunde dentro de una institución o empresa.
Establece comunicación entre todos los trabajadores de una institución o empresa, al margen de su nivel o jerarquía, por la aplicación de los principios de simplificación administrativa y racionalización de recursos. Por ejemplo, entre el gerente y su secretaria, y viceversa; entre el director de un colegio y un profesor de aula, y viceversa o entre gerentes o jefes del mismo nivel.
Facultad para firmar memorandos
La tienen todos los servidores o miembros de una institución o empresa, sin distinción alguna.
Partes del memorando
El memorando tiene las siguientes partes obligatorias:
·
Lugar y fecha
·
Código
·
Destinatario
·
Asunto
·
Cuerpo
·
Despedida o antefirma
·
Firma y pos firma
·
"con copia"
·
Pie de página.
Y las siguientes complementarias:
·
Membrete
·
Nombre del año
·
Referencia
·
Sello
·
Anexo
Redacción
del texto
El texto del memorando comprende dos secciones:
El texto del memorando comprende dos secciones:
1.
Fórmula de apertura: que viene a ser una frase directa,
concisa con la que se inicia la redacción del texto del memorando. Por ejemplo,
la frase "sírvase..."
"Sírvase
comunicar a esta dirección el record de... "
Existen muchas
formulas de apertura. Los memorandos dirigidos al subalterno generalmente
empiezan la redacción del texto con las formulas: "sírvase..." (Como
en el caso anterior) y "comunico a Ud...." como en el siguiente:
"Comunico a Ud. que esta jefatura ha visto por conveniente disponer..."
"Comunico a Ud. que esta jefatura ha visto por conveniente disponer..."
Mientras que los
memorandos que se envían al superior o a servidores del mismo nivel, comienzan
con las frases:
"Por el
presente..."
"Por el
presente, me dirijo a Ud. a fin de solicitarle permiso..."
"Me dirijo a Ud...."
"Me dirijo a Ud.
con el objeto de comunicarle... "
2.
Exposición: que se desarrolla el asunto que motiva el memorando en forma breve,
precisa y directa, sin eufemismos ni rodeos.
IMPORTANTE: El texto del memorando no tiene "párrafo de cierre"
IMPORTANTE: El texto del memorando no tiene "párrafo de cierre"
Clases
Diferenciamos dos
clases de memorando: Simple y Múltiple
Memorando simple
Se utiliza para comunicar disposiciones;
remitir, pedir o transcribir documentos; dar a conocer la realización de
actividades o la ejecución de tareas y, en general, para informar asuntos
diversos de trabajo a un solo destinatario.
Características
Comparte las mismas características con el oficio simple, pero con la diferencia que en el código lleva la palabra "memorando" como nombre del documento.
Memorando múltiple
Se usa para hacer conocer disposiciones o
cualquier otra información, en forma simultanea, a varios destinatarios.
Características
Tiene las mismas características que posee el oficio
múltiple, con la diferencia que emplea "memorando múltiple" como
nombre del documento. En algunas entidades lo conocen como el nombre de
"memorando circular".
Asistente para Cartas y Memorando
El programa donde las personas hacen las cartas y los memorando es el programa Microsoft Word.
Elementos complementarios de la correspondencia
Sobres:
Clasificación de los sobres:
Por la forma:
· Semi-cuadrado: Tiene las
dimensiones casi iguales por cada lado.
· Rectangulares: Tiene la base más
larga que la altura
Por el tamaño:
· Corriente: Sus dimensiones son
16 por 9.5 cm.
· Comercial: Sus dimensiones son
16 por 12 cm
· Oficial: Sus dimensiones son
23.5 por 12 cm
Por su confección:
· Con ventana: Son los que llevan
la abertura o ventanilla cubierta con papel transparente.
· Sin ventana: Son todos los demás
sobres
Por el medio de
transporte:
· Ordinarios: Son los que se
transportan por vía terrestre marítima o fluvial.
· Aéreos: Son los que se
transportan por vía aérea.
Normas para redactar sobres:
· Datos del remitente: Estos datos se escriben en el ángulo superior
izquierdo, a dos espacios del borde superior y a dos espacios del borde lateral
izquierdo. Este procedimiento se omite en caso de que el sobre
tenga impreso los datos del remitente. En algunos casos (Correspondencia
Familiar) los datos del remitente se colocan en la pestaña del sobre.
· Datos del destinatario: Son el nombre
completo y dirección de la persona a quien se le envía la
correspondencia. Estos datos se escriben una línea más debajo de la mitad del
sobre y a cinco espacios hacia la izquierda de su centro.
· Franqueo de la correspondencia: Es el pago que se
hace en dinero por conceptos de estampillas u
otras estampaciones autorizadas por el Ministerio de Hacienda.
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